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Indirizzo di posta elettronica certificata: di che cosa si tratta e quando è utile

Probabilmente negli ultimi anni hai sentito parlare della PEC e magari ti starai chiedendo a che cosa serva e se anche a te possa essere utile.

Nel nostro articolo proveremo a fornirti tutte le informazioni di cui hai bisogno per comprendere che cosa sia un indirizzo di posta elettronica certificata e in quali casi potrebbe tornarti utile.

Che cos’è la PEC?

Come avrai intuito dalla nostra introduzione, la parola PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata, cioè un uno strumento che permette all’utente di inviare o ricevere delle email.

A differenza dei comuni sistemi di posta elettronica, come ad esempio il famossissimo Gmail, la PEC ha una peculiarità importantissima: le mail che mandi tramite la Posta Elettronica Certificata, come spiegato anche in questa pagina del sito web Agenzia per l’Italia Digitale del Governo, hanno valore legale e svolgono la stessa funzione di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Tramite questo strumento potrai così mandare una raccomandata in pochi minuti, proprio come fai con un’email, senza dover stampare nulla e fare coda all’ufficio postale.

In quali casi è obbligatorio avere una PEC?

Come ci spiega Tesi Informatica all’interno della pagina https://www.tesiinformatica.net/servizi/reti-e-connettivita/posta-elettronica-certificata-pec/, a partire dal 2008 tutte le imprese devono obbligatoriamente avere un indirizzo PEC che deve essere inserito sulla visura camerale e comunicato al Registro delle Imprese.

Per tutte le imprese si intende sia le società di capitali (srl o Spa) che le società di persone, per arrivare anche ai liberi professionisti con partita iva e le ditte individuali.

Se ad esempio stai semplicemente meditando di aprire un piccolo negozio di vestiti su strada in città o un ecommerce online, ti sarà quindi richiesto di inserire la tua pec nel momento in cui completi la tua iscrizione al Registro Imprese per l’apertura della partita iva.

Per quali scopi possiamo usare la pec in azienda?

Gli scopi sono i più disparati, specialmente per quanto riguarda le tipologie di comunicazione.

La pec negli ultimi anni, con l’avvento della fatturazione elettronica, è diventata anche uno strumento di invio e ricezione dei documenti fiscali. Inoltre potremo usare la nostra casella di posta certificata per contattare fornitori e clienti per effettuare comunicazioni a cui potrebbero susseguire azioni legali, come ad esempio un sollecito di pagamento prima di un decreto ingiuntivo.

Alcune aziende utilizzano la pec per scambiarsi i documenti come il durc (ti suggeriamo sempre di verificarne l’autenticità prima di incorrere in sanzioni) prima dell’inizio di lavori contrattualizzati. In altri casi, come ad esempio nelle società di trasporti, si utilizza invece per l’invio di mandati di consegna, bolle e fatture.

Essendo la pec inserita all’interno del registro delle imprese, da un po’ di tempo a questa parte viene utilizzata anche da Inps e Agenzia delle Entrate per l’invio di comunicazioni riguardanti ravvedimenti e omissioni sulle imposte. Anche Agenzia della Riscossione (l’ex Equitalia) manda le sue cartelle di pagamento alle imprese con questo sistema, per cui ti consigliamo sempre di monitorarla con una certa frequenza o almeno impostare un alert sulla tua casella di posta elettronica principale.

La pec per privati: in quali casi si può avere?

La Posta Elettronica Certificata, anche se fin qui abbiamo parlato di aziende, è uno strumento che può essere anche utilizzato da privati per l’invio di comunicazioni che hanno il valore di una raccomandata.

A partire da luglio 2023, come riferito anche in questo articolo, i privati cittadini possono anche attivare il loro Domicilio Digitale per la ricezione di comunicazioni da parte degli enti governativi e locali. In sostanza anche un privato oggi può ricevere via pec comunicazioni ed eventuali multe, senza così dover fare coda all’ufficio postale per ritirare una raccomandata.

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